Những điều cần chú ý khi thuê văn phòng ở Hà Nội

Thuê văn phòng tại Hà Nội là một bước tiến lớn trong việc thành lập doanh nghiệp của bạn. Bằng cách có không gian văn phòng, bạn đang cung cấp cho khách hàng tiềm năng một địa điểm thực tế để ghé thăm. Biết được nhu cầu của bạn về những điều cần chú ý khi thuê văn phòng, bài viết dưới đây của Am Group giúp bạn tìm hiểu về nó:

1.Lên kế hoạch thuê văn phòng.

Tìm hiểu xem bạn cần bao nhiêu không gian để làm văn phòng

Xem xét nhu cầu kinh doanh của bạn, hãy tìm hiểu xem bạn cần một văn phòng lớn như thế nào. Điều này sẽ thu hẹp nơi cần tìm khi bạn khám phá các lựa chọn cho thuê của mình.

• Bạn cần có ý niệm sơ bộ về diện tích văn phòng bạn cần. Ngoài ra, hãy xem xét loại công việc bạn sẽ làm và mức độ diễn ra trong văn phòng. Một số hoạt động có thể cần nhiều không gian cá nhân trong khi những hoạt động khác có thể được tiến hành trong một căn phòng nhỏ hơn. Đừng quên xem xét phòng hội nghị và những nơi khác để tiến hành các cuộc họp.
• Xem xét liệu khách hàng có đến thăm văn phòng hay không; nếu không, bạn sẽ có chi phí thấp hơn cho ít tiện nghi hơn.
• Hãy thực tế khi xem xét không gian. Việc thuê nhiều diện tích hơn mức bạn cần không phải là một ý tưởng hay. Một lượng lớn chi phí của bạn sẽ được dùng để trả tiền thuê nhà và bạn không muốn trả tiền cho không gian không được sử dụng đến. Nếu bạn dự đoán việc mở rộng, sơ đồ mặt bằng vững chắc có thể giúp tạo ra một môi trường rộng rãi ngay cả với diện tích sàn hạn chế. Bạn cũng có thể thỏa thuận điều gì đó trong hợp đồng cho phép mở rộng hoặc di dời nếu doanh nghiệp của bạn bắt đầu phát triển.

Lập ngân sách thuê văn phòng

Bạn không thể bắt đầu quá trình thuê văn phòng mà không lập ngân sách trước. Để tìm được danh sách trong phạm vi giá của bạn, bạn cần có ý thức chắc chắn về phạm vi giá đó.

• Xem xét chi phí di chuyển. Nếu bạn cần di chuyển thiết bị văn phòng vào không gian, bạn có thể sẽ phải trả tiền cho dịch vụ di chuyển.
• Hãy xem xét các tiện ích. Những thứ như gas và điện thường không được bao gồm trong hợp đồng thuê văn phòng. Hãy thử và ước tính số tiền bạn có thể phải trả mỗi tháng. Một số người nói rằng có thể trả 1,50 đô la cho mỗi foot vuông, nhưng điều này phụ thuộc vào độ tuổi của tòa nhà. Ở những tòa nhà cũ, bạn có thể phải trả nhiều tiền hơn. Sau khi tìm thấy một số địa điểm ưa thích, bạn có thể yêu cầu chủ nhà gửi cho bạn bảng kê hóa đơn trước đó hoặc cung cấp cho bạn ước tính chi phí tiện ích.
• Bạn cũng sẽ cần phải trả tiền cho Internet và điện thoại. Bạn có thể nói chuyện với các nhà cung cấp để hỏi về mức giá hàng tháng. Ngoài ra, hãy nhớ hỏi chi phí lắp đặt trong trường hợp bạn cần thêm thiết bị, chẳng hạn như giắc cắm điện thoại, được lắp đặt trong văn phòng của bạn.
• Bạn sẽ cần phải trả tiền bảo hiểm cho không gian văn phòng bạn thuê. Hầu hết các chủ nhà yêu cầu người thuê phải trả một số tiền nhất định cho bảo hiểm mỗi tháng. Cố gắng hiểu được chi phí bảo hiểm trung bình trong khu vực.
• Chi phí bảo trì và vệ sinh cũng cần được xem xét. Không phải tất cả các hợp đồng thuê văn phòng đều bao gồm các vấn đề về bảo trì và nếu bạn muốn thuê một người gác cổng, bạn nên biết nhân viên đó sẽ kiếm được bao nhiêu tiền mỗi tháng. Bạn có thể là một loại văn phòng tự túc hơn, nơi mà việc dọn dẹp được thực hiện bởi nhân viên. Nếu vậy, hãy xem xét chi phí cung cấp.

Lựa chọn khu vực đặt trụ sở văn phòng

Bạn nên thu hẹp tìm kiếm của mình vào một khu vực cụ thể phù hợp với bạn và nhân viên của bạn. Hãy chọn một khu vực trước khi bạn bắt đầu xem qua danh sách.

• Có ba yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm: khách hàng, nhân viên của bạn và giá cả. Đảm bảo bạn chọn một địa điểm mà khách hàng tiềm năng có thể dễ dàng tiếp cận, không gây phiền hà cho bất kỳ ai làm việc cho bạn và vẫn nằm trong tầm giá của bạn.
• Sự thuận tiện của khách hàng và mô hình lưu lượng truy cập phải là mối quan tâm lớn nhất của bạn vì khách hàng mang lại doanh thu. Tìm một khu vực dễ lái xe hoặc dễ dàng sử dụng phương tiện giao thông công cộng và không nằm ngoài con đường hẻo lánh hoặc khó xác định vị trí.
• Hãy chắc chắn rằng bạn tìm thấy một khu phố tương đối an toàn với tỷ lệ tội phạm thấp.
• Ngoài ra, mọi người có xu hướng đổ xô đến những khu vực có nhiều hoạt động đang diễn ra. Nếu bạn muốn thu hút khách hàng, hãy nhắm đến địa điểm có quán cà phê, nhà hàng, quán bar và các cơ sở khác thu hút đám đông. Đây không phải là yếu tố quan trọng nếu bạn chỉ sử dụng không gian làm văn phòng.

2.Tìm mặt bằng văn phòng cho thuê.

Các tòa nhà được chia thành một hệ thống lớp liên quan đến chất lượng của chúng. Việc chỉ định cấp độ của tòa nhà có thể cho bạn ý tưởng về việc bạn có cân nhắc việc thuê không gian đó hay không.

• Văn phòng hạng A là hạng văn phòng cao nhất. Đây thường là những tòa nhà đắt tiền với kiến ​​trúc và tiện nghi được thiết kế để gây ấn tượng với những khách hàng cao cấp. Các tòa nhà hạng A thường chỉ được xây dựng từ 1 đến 2 năm, hoạt động 24/24 và có trang thiết bị sang trọng như thang máy sang trọng. Nếu bạn đang nhắm mục tiêu đến những khách hàng có thu nhập cao, tòa nhà Hạng A có thể đáng đầu tư. Nếu không, hãy nhắm thấp hơn. Đối với các doanh nghiệp trung bình, tòa nhà hạng A không có nhiều lợi thế so với các văn phòng hạng thấp hơn. 
• Văn phòng hạng B có hai loại. Loại thứ nhất là văn phòng hạng A vừa bị hạ cấp. Điều này thường là vì những lý do nhỏ, chẳng hạn như tòa nhà có dấu hiệu cũ kỹ và hao mòn hoặc giá trị thị trường biến động. Loại tòa nhà hạng B thứ hai là cấu trúc được xây dựng đặc biệt để chứa không gian văn phòng. Cả hai loại tòa nhà hạng B nhìn chung đều có chức năng như tòa nhà hạng A nhưng đơn giản là cũ hơn và ít lạ mắt hơn.
• Văn phòng hạng C là văn phòng thuộc tòa nhà A/B bị hạ cấp. Điều này thường là do tuổi tác. Ví dụ: nếu một tòa nhà đã hơn 5 năm tuổi, nó có thể sẽ bị hạ cấp xuống Loại C. Các tòa nhà Loại C cũng có chức năng như các loại khác nhưng có thể trông không đẹp bằng và một số công nghệ có thể đã lỗi thời. Các tòa nhà hạng C có thể là một khoản đầu tư tốt vì chúng rẻ hơn đáng kể, nhưng bạn có thể phải tính đến chi phí cải tạo có thể có. Bạn cũng cần phải tính đến tính thẩm mỹ. Bạn không muốn thuê một văn phòng trông có vẻ đổ nát vì điều này có thể khiến khách hàng mất hứng thú.
• Văn phòng giá rẻ là văn phòng dưới những phân khúc trên, không có một quy chuẩn nào cho dạng văn phòng này cả
• Trong khi nhìn qua các tòa nhà, hãy xem chúng có được trang bị nội thất hay không. Nếu tòa nhà không có các tiện nghi cơ bản như bàn làm việc, quầy tính tiền và ngăn làm việc, bạn cần tính đến chi phí đó khi đưa ra quyết định thuê. Hầu hết các tòa nhà không được trang bị nội thất trừ khi bạn đang nói về một dãy phòng điều hành.

3.Ký hợp đồng thuê văn phòng

Hãy xem xét các yếu tố nhất định khi ký hợp đồng thuê.

Đàm phán hợp đồng thuê của bạn.

Chủ nhà rất mong muốn kiếm được lợi nhuận từ người thuê văn phòng và có thể yêu cầu nhiều hơn giá trị thực sự của một không gian. Luôn thương lượng hợp đồng thuê và không chấp nhận mức giá được quảng cáo.

• Về cơ bản, bạn nên hướng đến việc thương lượng giới hạn tăng tiền thuê nhà. Nếu công việc kinh doanh của bạn thành công, bạn có thể muốn ở lại khu vực đó lâu dài. Đặt mục tiêu giới hạn mức tăng tiền thuê ở mức 2 đến 3% vì chủ nhà đôi khi tăng tiền thuê lên tới 8% mỗi năm.
• Hãy cho nó thời gian. Việc đàm phán với chủ nhà có thể mất nhiều tuần và mọi người thường hoảng sợ và chấp nhận ít hơn. Hãy dành cho mình đủ thời gian để đảm bảo rằng tòa nhà sẽ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn trước khi ký hợp đồng thuê.
• Nếu bạn thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh hoặc cho thuê, việc đàm phán có thể gặp khó khăn. Tốt nhất bạn nên thuê một nhà môi giới để đại diện thay vì cố gắng tự bảo vệ mình. 

Thực hiện các biện pháp phòng ngừa thích hợp chống lại các tình huống xấu nhất.

Ngay cả khi bạn là chủ doanh nghiệp có trách nhiệm thì những tình tiết giảm nhẹ đôi khi cũng có thể gây ra điều không may. Luôn chuẩn bị cho điều tồi tệ nhất khi ký hợp đồng thuê nhà.

• Hãy cẩn thận khi ký bảo lãnh cá nhân. Đây là tài liệu đảm bảo, ngay cả trong trường hợp doanh nghiệp phá sản, cá nhân bạn vẫn phải chịu trách nhiệm thanh toán tiền thuê nhà. Đảm bảo các điều khoản bảo đảm cá nhân của bạn là công bằng và đảm bảo rằng các bảo đảm cá nhân có thể được giải phóng khi phá sản cá nhân. Đồng thời thêm ngôn ngữ bảo vệ bạn nếu chủ nhà phá sản hoặc không đáp ứng được các cam kết cho thuê. 
• Đảm bảo rằng bạn có quyền chuyển nhượng hợp đồng thuê cho người khác hoặc cho thuê lại không gian. Trong trường hợp kinh doanh thất bại, bạn sẽ không cần phải tự mình trả đầy đủ tiền thuê nhà. Ngoài ra, trong trường hợp bạn muốn di dời, điều này có thể giảm thiểu chi phí.
• Điều khoản tử vong và tàn tật là một tài liệu quan trọng. Điều này đảm bảo rằng trong trường hợp bạn chết hoặc bị tàn tật vĩnh viễn, các điều khoản của hợp đồng thuê sẽ chấm dứt. 

Chuẩn bị cho những tình huống tốt nhất.

Những tình huống không lường trước được không phải lúc nào cũng là điều xấu. Doanh nghiệp của bạn có thể phát triển nhanh hơn dự kiến ​​và bạn có thể phát triển nhanh hơn nhu cầu của tòa nhà trước khi hợp đồng thuê chấm dứt. Ngoài việc chuẩn bị cho điều tồi tệ nhất, hãy chuẩn bị cho điều tốt nhất.

• Đảm bảo có điều khoản di dời/mở rộng trong hợp đồng thuê của bạn. Điều này sẽ cung cấp cho bạn quyền chấm dứt các thỏa thuận được thực hiện trong hợp đồng thuê trong trường hợp doanh nghiệp của bạn cần di dời. Các chi tiết cụ thể khác nhau và những điều này có thể được thương lượng giữa bạn và chủ nhà. 
• Quyền từ chối đầu tiên cho bạn quyền yêu cầu các không gian liền kề trước khi chúng được cho những người thuê khác nhau mượn. Chủ nhà sẽ phải thông báo cho bạn nếu anh ta đang cho người khác thuê và bạn có quyền yêu cầu không gian đó cho riêng mình. 

4.Lời khuyên:

• Hãy chú ý đến tình trạng đỗ xe của văn phòng bạn định thuê. Xác định xem nhân viên và khách hàng tiềm năng của bạn có tiếp cận dễ dàng hay không, đặc biệt nếu bạn đang hoạt động ở khu vực có ít phương tiện giao thông công cộng.
• Nếu bạn chỉ cần một lượng nhỏ không gian văn phòng, bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách xem xét các doanh nghiệp hiện có muốn cho thuê lại một số không gian văn phòng của họ.